Geschäftsordnung Fabelwerker e.V.

Stand: 17.02.2022

Mitgliedsbeiträge

  1. Die aktiven Mitglieder des Vereins sind dazu verpflichtet jährlich einen Beitrag von 40 Euro zu entrichten. Dieser wird vom Konto des Mitglieds eingezogen und ist am 1. Tag des neuen Kalenderjahres fällig. Bei Neueintritten im laufenden Jahr entscheidet der Vorstand darüber, ob der Mitgliedsbeitrag noch vollständig eingefordert wird oder erst im darauffolgenden Jahr gezahlt werden muss. 

Die Fördermitglieder des Vereins können dem Verein Mitgliedsbeiträge ab 5 Euro bis in beliebiger Höhe überweisen.

Für das Gründungsjahr des Vereins (2022) haben alle Gründungsmitglieder einen Beitrag in Höhe von 40 Euro zu errichten.

Verwendung der Geldmittel

  1. Konten des Vereins  

Der Verein besitzt folgende Konten:

  • Verwaltungskonto (bei einer Bank und Zugriff über Paypal)

  1. Zugriff auf die Konten 

Der Vereinsvorstand ist berechtigt selbständig die aufgelisteten Konten zu verwalten, wobei jeder Vorstand einzeln ein Zugriffsrecht darauf besitzt. Aus Gründen des besseren Überblicks sollte jedoch in der Regel nur der Kassenwart die Transaktionen durchführen.

Der Verein hat derzeit kein Konto für Rücklagen. Sollte der Verein sich zur Bildung von Rücklagen entscheiden, ist auf das entsprechende Rücklagenkonto nur nach satzungsgemäßem Beschluss zuzugreifen. In diesem Fall darf auf das Konto nur durch die Vorlage eines durch mindestens zwei Vorständen unterschriebenen Beschlusses zugegriffen werden.

  1. Zweck und Wesen der Konten 

Verwaltungskonto: Auf diesem Konto gehen die Mitgliedsbeiträge ein. Das darauf befindliche Geld dient zur Deckung aller anfallenden Kosten, die im Zusammenhang mit der Verwaltung und Erhaltung des Vereines stehen. Außerdem gehen auf dem Verwaltungskonto auch etwaige Überschüsse und Zuwendungen ein.

Die Arbeitsgruppen nutzen das Verwaltungskonto zur Abwicklung ihrer Veranstaltung, der Zugriff verbleibt beim Vorstand. 

  1. Der Vorstand kann die Geldmittel gemäß der Satzung und der Geschäftsordnung zwischen den Mitgliederversammlungen verwenden. Er muss über die Verwendungen in der Mitgliederversammlung Rechenschaft ablegen. Über die weitere Verwendung von Geldmitteln stimmen die Mitglieder in der Mitgliederversammlung ab.

  2. Geldmittel, die für die Ausrichtung einer Veranstaltung eingegangen sind, sind auch nur für diese zu verwenden. Etwaiger Überschuss, nach vollständigem Abschluss und Abrechnung der Veranstaltung/Arbeitsgruppe, geht in das Eigentum des Vereins über.

  3. Die Arbeitsgruppen sind dem Vorstand gegenüber rechenschaftspflichtig. Dem Vorstand obliegt die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung. Jegliche Kreditaufnahme ist nur durch den Vorstand möglich.

Eine Kostenabrechnung ist spätestens 8 Wochen nach der Veranstaltung dem Kassenwart des Vereins vorzulegen. 

Haushaltsplan

Der jährlich zu erstellende Haushaltsplan für den Verein bedarf der Genehmigung durch die Mitgliederversammlung.

 

Arbeitsgruppen zur Veranstaltungsorganisation

  1. Mitglieder von Arbeitsgruppen des Fabelwerker e.V. müssen auch Mitglied im Fabelwerker e.V. sein. 

  2. Eine Arbeitsgruppe besteht aus mindestens einer Person. Je nach Art und Größe der Veranstaltung können es auch mehrere Personen sein. 

  3. Hat sich eine Gruppe von Personen gebildet, die eine Veranstaltung ausrichten möchte, ist der Vorstand davon in Kenntnis zu setzen, noch bevor eine Veröffentlichung stattfindet. 

    1. Dabei sind dem Vorstand ein tragfähiger Kostenplan, ein Veranstaltungskonzept und die Liste aller Personen der Arbeitsgruppe vorzulegen. 

    2. Unter diesen Personen sind vier Ressortleiter zu benennen.

Die notwendigen Ressorts sind: 

  • Hauptverantwortung: Anleitung und Koordinierung der gesamten Veranstaltung, Sprecher der Arbeitsgruppe, sorgt für die Einhaltung von Stichtagen und den reibungslosen Ablauf, letzte Instanz für Entscheidungen innerhalb der Arbeitsgruppe.

  • Plot: Sorgt für (koordiniert) die Erstellung von Plot und Hintergrundmaterial für die Veranstaltung.

  • Logistik: Besorgt alles notwendige Material für die Veranstaltung, kümmert sich um Transport und Funduskoordination.

  • Finanzen: Plant den finanziellen Teil der Veranstaltung; verantwortlich für Anmeldungen.

  1. Je nach Größe der Veranstaltung ist eine Personalunion für mehrere oder alle Ressorts möglich. 

  2. Veranstaltungen müssen mindestens vier Wochen vor Beginn beim Vorstand eingereicht werden. 

  1. Spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung müssen alle Inhalte (z.B. Plot oder Texte) für Veranstaltung dem Vorstand detailliert vorliegen. Widerspricht der Inhalt den Zielen des Vereins, der Satzung, oder ist vom Vorstand oder benannten Vertretern ein anderweitiger stichhaltiger Grund zu nennen, der gegen bestimmte Inhalte spricht, ist dies von der Arbeitsgruppe noch vor der Durchführung der Veranstaltung  zu verbessern.

  2. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt muss der Vorstand die Berufung der Arbeitsgruppe verweigern, und die Veranstaltung ablehnen oder widerrufen.

  3. Der Vorstand entscheidet darüber hinaus über die Ernennung einer Arbeitsgruppe zwar auf Basis von Kostenplan, Veranstaltungskonzept und Personenliste, in letzter Konsequenz jedoch aufgrund eigenen Wissens und Gewissens.

  4. Sollte dem Vorstand während der Existenz der Arbeitsgruppe bekannt werden daß die Handlungen der Arbeitsgruppe Kostenplan oder Veranstaltungskonzept oder dem Zweck des Vereins zuwiderlaufen so kann der Vorstand in die Arbeit der Arbeitsgruppe eingreifen.

  5. Während der Existenz der Arbeitsgruppe können Mitglieder und Ressortleitungen in Absprache mit dem Vorstand wechseln. Der Vorstand achtet dann auf eine saubere Übergabe der Verantwortung.

  6. Während der Existenz der Arbeitsgruppe können Kostenplan und Veranstaltungskonzept nur mit Genehmigung des Vorstandes geändert werden.

  7. Eine Arbeitsgruppe kann nur Verträge im Namen des Vereins schließen, die sich in ihrer Gesamtheit im Rahmen des genehmigten Kostenplans bewegen. Beinhaltet ein Vertrag unklare Kosten, z.B. Nebenkosten für ein Veranstaltungsgelände, so ist dies im Kostenplan hervorzuheben

  • Nach Durchführung der Veranstaltung dokumentiert die Arbeitsgruppe die Ergebnisse in angemessenem Umfang.

  • Nach Ende der Veranstaltung ist innerhalb von 8 Wochen eine Abrechnung und Abschluss der Veranstaltung beim Vorstand vorzulegen. Wenn eine Abrechnung nicht innerhalb dieser Frist eingereicht wird, kann der Vorstand unter Vorbehalt Zahlungen für Auslagen durch die Arbeitsgruppenmitglieder zurückhalten. Ein eventueller Überschuss aus der Veranstaltung geht in das Vereinsvermögen über. Bei Kostenplan Überschreitung durch die Arbeitsgruppe kann ein Antrag beim Vorstand auf (auch teilweise) Übernahme eingereicht werden. Die Entscheidung darüber erfolgt bei der nächsten Mitgliederversammlung.

  • Der Vorstand entlässt die Arbeitsgruppe spätestens wenn Veranstaltungsergebnisse ausreichend dokumentiert wurden, die Abrechnung vom Vorstand genehmigt wurde sowie alle Zahlungen abgewickelt wurden.

 

Zahlungsverkehr

  • Der Zahlungsverkehr ist möglichst bargeldlos abzuwickeln. Alle Einnahmen und Ausgaben sind durch Kontoauszüge, Quittungen oder Kassenbelege nachzuweisen. Für Ausgaben sind ordnungsgemäß unterschriebene Belege vorzulegen. Sie müssen Datum, Betrag und Verwendungszweck enthalten. Die sachliche Berechtigung der Ausgaben ist durch Unterschrift zu bestätigen.